سوال اینجاست که چرا تعداد زیادی از کارکنان به این
رویکرد دچار می شوند و آیا بهرهوری یک فرد در سازمان طبق شرح وظایف و استانداردهای
یک شغل به شیوهای صحیح سنجیده میشود؟ واقعیت این است که در نبود شاخصهای واضح و
صریح در مورد تعیین اثربخش بودن و با ارزش بودن کارها، بسیاری از کارمندان در
سازمانها به پرمشغلگی نمادین روی میآورند.
اگر بدانیم این خود ما هستیم که زمان را میسازیم و به آینده
شکل میدهیم، دیگر هیچ گاه از پرمشغله بودن و شلوغ بودن سرمان شکایت نخواهیم کرد. در
واقع زندگی سرشار از اولویتهای متعددی است که باید با دیدی باز آنها را مرتب کرد و
گام به گام و مرحله به مرحله سراغ تک تک آنها رفت. پس اگر شما در یک زمان دهها اولویت
را برای خود در نظر گرفتهاید و در حال دنبال کردن آنها هستید، بدانید که کاملاً در
اشتباه هستید. چرا که داشتن اولویتهای متعدد نه تنها به معنای بالا بودن بهرهوری
و راندمان کاری نیست، بلکه نتیجه ای غیر از بینظمی کاری و سرسری انجام دادن وظایف
به دنبال نخواهد داشت. جلسات مکرر تحت عنوانهای مختلفی مانند دپارتمانهای تخصصی،
کارگروهها و جلسات هفتگی مدیران، روسا و کارشناسان به شکل گیری روال و فرهنگی با عنوان
«پر مشغلگی، جایگزینی برای بهرهوری»، کمک میکند.
اگر به زندگی و فعالیتهای بسیاری از انسانهای موفق دنیا
نگاهی اجمالی بیندازید، درمییابید که یکی از رموز موفقیتهای چشمگیر آنها داشتن اولویتهای
کاری اندک و متمرکز شدن کامل روی آنهاست، در حالی که آنها هم میتوانستند مانند افراد
پرمشغله و پر هیاهو اولویتهای کاری پرشماری را انتخاب و دنبال کنند. مدیران و کارکنان
پرمشغله عادت دارند درمورد شلوغ بودن سرشان سخن بگویند و از این طریق به دیگران بقبولانند
که در حال انجام کارهای مهمی هستند و اگر یکی از کارهایشان را به درستی انجام نداده
اند، به خاطر پر مشغله بودنشان است و نه به خاطر ناکارآمدی شان. در حالی که افراد
توانمند و لایق به جای پر حرفی و ادعا کردن به گونهای عمل میکنند که عملکرد درخشان
آنها بیانگر تواناییها و تلاششان باشد. یکی از نکات جالب در مورد افراد پرمشغله این
است که آنها همیشه دیگران را نیز به پرمشغله بودن و انجام دادن کارهای متعدد در یک
زمان دعوت میکنند، در حالی که افراد موفق دیگران را به موثر بودن و کارآمدی بالاتر
دعوت میکنند. به عبارت بهتر، کسانی که سرشان شلوغ است بیشتر به کمیت و شاخصهای کمی
کارها توجه دارند، در حالی که افراد کارآمد به کیفیت انجام شدن کارها و تحقق اهداف
توجه میکنند. اغلب افراد پرمشغله بیشتر در مورد تغییراتی که قرار است در سازمانهای
تحت رهبری شان صورت پذیرد سخن میگویند و اقدام عملی چندانی در مورد آنها انجام نمیدهند،
در حالی که افراد بزرگ همیشه در حال تغییر دادن و دگرگون سازی دائمی سازمان های تحت
رهبریشان هستند و به جای حرف زدن در مورد تغییر و تحول، آنها را به عرصه عمل درمی
آورند.
راه حل چیست؟ با آموزش مدیریت زمان به کارکنان، تمرکز بر
اهداف اولویتبندی شده، برانگیختن قوه خلاقیت و ابتکار، انجام کارها به اندازه توان،
ارزیابی اثربخشی، برنامهریزی مجدد نظام انگیزشی و ارتقاء بر اساس بازدهی کارکنان
و در نهایت شناسایی و تحلیل نقاط قوت و ضعف و بازنگری نتایج، می توان با تمام
انرژی و با بالاترین میزان بهره وری در جهت تعالی فردی و سازمانی گام برداشت.